INFORMACJA  OBIEGU  DOKUMENTÓW  W  JEDNOSCE

Aby  czas  dyrektora  był  efektywnie  wykorzystany  w  pracy  administracyjno– biurowej  dyrektor  wyznaczył  sobie  stałe  godziny  na  korespondencję.

1.     Dokumenty,  które  wpływają  i  wypływają  są  rejestrowane  w  „Dzienniku  Korespondencji”, w  którym  odnotowuje  się:

-         datę  wpływu  lub  wypływu  dokumentu,

-         adresata, nadawcę,

-         treść  sprawy, informacji,

-         kolejny  numer  aktu

2.     Na  oryginalnych  dokumentach,  które  wpływają  dyrektor  robi  notatki  odręczne  tj. wypisuje  osoby  do  których  sprawa, informacja  jest  skierowana  (nauczyciele  lub  pracownicy  niepedagogiczni).

3.     Dokumenty, które  wymagają  zapoznania  z  ich  treścią  pracowników  są  przekazywane  poprzez:

-         „Dziennik  podawczy”  (w  celu  potwierdzenia  przez  podpis)

-         Wywieszenie  ich  na  „Tablicy  informacyjnej’

-         Naradę  z  pracownikami  (gdy  wymagają  wspólnych  uzgodnień  co  do  ich  treści)

4.     Sprawozdania, raporty, listy  załatwiam  tylko  raz  i  nie  wracam  do  nich  więcej  w  tym  samym  dniu.

5.     Aby  nie  doprowadzić  do  zagubienia  lub, aby  można  było  je  wykorzystać  do  wykonywania  następnych  prac  biurowych  dokumenty  przechowuje  się  w  tyczkach  tj.:

-         pisma  wychodzące  (w  danym  roku  kalendarzowym)

-         pisma  wpływające    (w  danym  roku  kalendarzowym)

6.  Jeśli  zachodzi  potrzeba  dokumenty  są  kopiowane  i  ze względu  na  rodzaj  sprawy  są  klasyfikowane  w  teczkach  z  podziałem  na  rodzaj  sprawy.